Vertrouwelijkheid en veiligheid zijn voor de ondernemingen* van Horeca Logistic Services (hiernagenoemd HLS of wij of onze vennootschap) van het hoogste belang en wij stellen alles in het werk om te waarborgen dat onze technische en organisatorische maatregelen uw rechten betreffende de bescherming van uw gegevens respecteren.

Deze Privacy Policy beschrijft onze regels inzake het beheer, de verwerking en de opslag van persoonsgegevens die in het kader van onze diensten worden meegedeeld. Onder de term “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Toestemming

Door u te registreren voor onze diensten of door het contactformulier in te vullen op onze website https://www.hls.be of op andere websites van HLS, stemt u ermee in dat HLS de meegedeelde persoonsgegevens verzamelt, verwerkt, opslaat en/of gebruikt overeenkomstig de hierna uiteengezette regels.

Door ons uw toestemming te geven, behoudt u eveneens het recht op rechtzetting, het recht om vergeten te worden en/of het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens.

Verzamelde persoonsgegevens

• Identiteit en gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

De persoonsgegevens worden op onze website verzameld door de ondernemingen* van HLS waarvan de contactgegevens op het einde van onderhavig document worden vermeld.

• Op de website verzamelde gegevens

Wanneer u zich voor onze diensten registreert, worden de volgende gegevens verzameld en verwerkt: e-mail, aanspreking, voornaam, naam, btw-nummer (in voorkomend geval), wachtwoord, postadres, telefoonnummer, IP-adres(sen) en domeinnaam. Door onze diensten te gebruiken, worden de volgende gegevens verzameld en verwerkt: verbindingsgegevens, navigatiegegevens wanneer u dit toestaat, historieken van bestellingen, klachten, incidenten en correspondentie op onze website. Bepaalde gegevens worden automatisch verzameld door de acties die u op de website onderneemt (zie infra – paragraaf over de cookies).

De meegedeelde gegevens mogen geen gevoelige persoonsgegevens bevatten.

• Doel van de verwerking en rechtsgrond

Het verzamelen van uw persoonsgegevens heeft op de eerste plaats tot doel u een veilige, optimale, efficiënte en gepersonaliseerde ervaring te bieden. Daartoe geeft u ons toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken om:

• onze diensten te leveren en de werking ervan te vergemakkelijken, ook als we daarvoor controles moeten uitvoeren die op u betrekking kunnen hebben;
• eventuele problemen op te lossen teneinde het gebruik van onze website en van onze diensten te verbeteren;
• onze diensten en documentatie te personaliseren, te evalueren en te verbeteren;
• het volume en de historiek van uw gebruik van onze diensten te analyseren;
• u te informeren over onze diensten en die van onze partnerondernemingen;
• onze wettelijke en reglementaire verplichtingen na te leven.

Wat de klanten betreft die geregistreerd zijn op onze online bestelwebsite http://col.hls.be, verwerken we hun gegevens met het oog op de uitvoering van de bestellingen.

Wat onze nieuwsbrieven en andere e-mails betreft, verwerken we uw persoonsgegevens op grond van de expliciete toestemming die u ons daarvoor hebt gegeven. U kunt zich gemakkelijk uitschrijven door te klikken op de desbetreffende links die in alle e-mails opgenomen is.

Hoewel we dit niet systematisch doen, kunnen we de verschillende percentages (bijvoorbeeld de doorklikratio, de opening rate en de bounce rate) alsook het aantal verstuurde e-mails opvolgen en analyseren teneinde de impact van onze mailingcampagnes te meten.

• Getuigenissen

HLS publiceert op haar website een overzicht van getuigenissen van klanten, dat informatie bevat over o.a. de naam en eventuele functie van onze klanten. HLS verbindt zich ertoe de voorafgaandelijke toestemming van elke klant te bekomen alvorens een getuigenis op de website te publiceren. Indien u niet langer in dit overzicht wenst opgenomen te worden, kunt u een e-mail sturen naar [email protected], waarna wij de informatie die op u betrekking heeft zeer snel zullen verwijderen.

• Ontvangers van uw gegevens

De op u betrekking hebbende persoonsgegevens die op de website worden verzameld, zijn bestemd voor gebruik door HLS en kunnen worden doorgegeven aan de ondernemingen waarop HLS een beroep kan doen in het kader van de uitvoering van haar diensten. HLS verzekert dat al haar onderaannemingsbedrijven voldoen aan de vereisten inzake bescherming van persoonsgegevens.

HLS transfereert in geen geval uw persoonsgegevens aan derden voor marketingdoeleinden.

Bovendien verstrekt HLS uw persoonsgegevens niet aan derden, tenzij

(1) u hierom vraagt of hiervoor toestemming geeft;

(2) de verstrekking vereist is om transacties te verwerken of de door u aangevraagde diensten te leveren;

(3) HLS daartoe wordt verplicht door een overheid of een regelgevende instantie, in geval van rechtsvordering, dagvaarding om te verschijnen of eender welke andere soortgelijke overheids- of gerechtelijke eis, of om een rechtsvordering in te stellen of te verdedigen; of

(4) de derde bij de uitvoering van de diensten optreedt als vertegenwoordiger of onderaannemer van HLS (bijvoorbeeld: HLS maakt gebruik van de diensten van ondernemingen die tapinstallaties ter beschikking stellen, van evenementenbedrijven …).

• Uw recht op bescherming van persoonsgegevens

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (AVG of GDPR) beschikt u over het recht op toegang, rechtzetting en verwijdering van uw persoonsgegevens, dat u kunt uitoefenen door een email te versturen naar [email protected].

Uw verzoek zal binnen 30 dagen behandeld worden. We kunnen u vragen om bij uw verzoek een kopie van uw identiteitsbewijs te voegen.

Hebt u een account op onze online bestelwebsite http://col.hls.be, dan kunt u eveneens te allen tijde zelf uw persoonsgegevens wijzigen door in te loggen op uw account en te klikken op de link “Persoonsgegevens”.

U behoudt het recht om bij de hierna vermelde toezichthoudende overheid een klacht in te dienen uit hoofde van aantasting van de bescherming van uw gegevens.

Gegevensbescherming Autoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
[email protected]

• Cookies/Tracking

HLS maakt gebruik van cookies en tracking teneinde de website te verbeteren en te personaliseren en/of teneinde het bereik te meten. Cookies zijn kleine bestanden die op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen wanneer u op het internet surft en onze websites bezoekt. Een cookie dient niet om persoonsgegevens zonder uw medeweten te verzamelen, maar om informatie over uw surfgedrag op onze website op te slaan, die direct gelezen kan worden door HLS bij een eventueel later bezoeken aan onze website.

Indien u alle cookies weigert, dan kan uw toegang beperkt worden tot bepaalde pagina’s van de website. De door HLS gebruikte cookies hebben tot doel de communicatie mogelijk te maken of te vergemakkelijken, de levering van de door de gebruikers gevraagde diensten toe te staan, de gebruikers bij een volgende bezoek te herkennen, de betalingen die de gebruikers desgevallend uitvoeren, te beveiligen en de taal van de gebruikers of andere voorkeuren die nodige zijn voor de levering van onze diensten, te registreren.

HLS maakt ook gebruik van analyse- en opvolgingstools om de gegevens op de websites en de digitale gegevens te meten teneinde een algemeen beeld van de klanten te bekomen en analyses van de surfervaring uit te voeren met het oog op de verbetering van de inhoud en de verzending van doelgerichte reclame.

Cookies worden niet automatisch geïnstalleerd (met uitzondering van de cookies die nodig zijn voor de werking van de website en van de diensten van HLS, waarbij een banner u op de hoogte stelt van de installatie). Overeenkomstig de van toepassing zijnde regelgeving zal HLS uw toestemming vragen alvorens andere types cookies op uw harde schijf te installeren. Teneinde eender welke hinder ten gevolge van die systematische toestemmingsverzoeken te voorkomen en een ononderbroken surfervaring te verzekeren, kunt u uw computer zo instellen teneinde de cookies van HLS te aanvaarden of kunnen we uw weigering van of toestemming voor bepaalde cookies registreren. Browsers aanvaarden automatisch alle cookies.

Wanneer u websites bezoekt van derden die reclame maken op de websites van HLS zal onze vennootschap in geen geval verantwoordelijk voor de cookies door derde partijen geïnstalleerd. De Cookie Policy van de respectievelijke onderneming zal in dat geval van toepassing zijn. HLS kan in geen geval verantwoordelijk worden gehouden voor het eventuele gebruik van cookies door die derden. Voor meer info raden we u aan de Cookie Policy van deze websites of derden te raadplegen.

BEWARING VAN GEGEVENS

Onze vennootschap verzamelt uw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar contractuele verplichtingen, alsook informatie over de manier waarop en de frequentie waarmee u onze diensten gebruikt. Zolang u van onze diensten gebruik maakt, houden we die gegevens bij in actieve databanken, logbestanden en andere bestandtypes.

U hebt toegang tot uw persoonsgegevens zolang uw account actief is en voor een periode die kan variëren afhankelijk van het type gegevens.

PLAATS VAN OPSLAG VAN DE GEGEVENS EN OVERDRACHT

De hostingservers waarop wij de databanken verwerken en opslaan, bevinden zich uitsluitend in de Europese Unie.

Wij zullen u onmiddellijk in kennis stellen – voor zover we daar wettelijk toe verplicht zijn – in geval van een gegevensopvraging afkomstig van een administratieve of gerechtelijke autoriteit met betrekking tot uw gegevens.

VEILIGHEID

In het kader van de uitvoering van haar diensten hecht HLS het grootste belang aan de veiligheid en integriteit van de persoonsgegevens van haar klanten.

Overeenkomstig de GDPR verbindt HLS zich ertoe alle voorzorgsmaatregelen te treffen om de veiligheid van de gegevens te verzekeren en meer bepaald om ze hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig te beschermen tegen vernietiging, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, alsook tegen enige andere vorm van onwettige verwerking of communicatie aan niet-gemachtigde personen.

Om de persoonsgegevens te beschermen tegen niet-toegelaten verspreiding past HLS de standaard veiligheidsmaatregelen van de industrie toe. Door de coderingsmethoden toe te passen die door de industrie worden aanbevolen, neemt HLS de nodige maatregelen om de informatie m.b.t. de betalingen en bank- en kredietkaarten te beschermen.

Teneinde elke ongeoorloofde toegang te voorkomen en de juistheid en het correcte gebruik van de gegevens te verzekeren, voerde HLS gepaste elektronische, fysieke en begeleidingsprocedures in met het oog op het bewaren en beschermen van de gegevens die via haar diensten werden verzameld.

Desalniettemin mag niemand ervan uitgaan dat hij of zij volledig beschermd is tegen een aanval van hackers. Wanneer een aanval van hackers op uw gegevens betrekking zou hebben, verbindt HLS zich er toe u hiervan zo spoedig mogelijk in kennis te stellen en alle nodige maatregelen te treffen teneinde de hacking te neutraliseren en de gevolgen ervan te beperken. Wanneer u schade zou lijden ten gevolge van de hacking door een derde, verbindt HLS zich ertoe u alle nodige bijstand te verlenen opdat u uw rechten zou kunnen laten gelden.

Het is belangrijk te weten dat elke gebruiker, klant of hacker die een beveiligingslacune vaststelt en misbruikt, zich blootstelt aan strafrechtelijke sancties en dat HLS alle maatregelen zal treffen, met inbegrip van het indienen van een klacht en/of een rechtsvordering, om de gegevens en de rechten van HLS en van haar gebruikers te beschermen en om de gevolgen zo veel mogelijk te beperken.

WIJZIGING VAN DE PRIVACY POLICY

HLS behoudt zich het recht voor onderhavige Privacy Policy te allen tijde te wijzigen, meer bepaald naar aanleiding van de wijziging van de van kracht zijnde wetten en reglementeringen. U zult via onze website of per e-mail in kennis worden gesteld van de aangebrachte wijzigingen, voor zover als mogelijk binnen minstens dertig (30) dagen vóór de inwerkingtreding van die wijzigingen. We raden u aan deze regels van tijd tot tijd te consulteren teneinde op de hoogte te blijven van onze procedures en regels met betrekking tot uw persoonsgegevens.

NEEM CONTACT MET ONS OP

Surf naar onze contactpagina op https://www.hls.be/nl/contact wanneer u vragen hebt. U kunt ook rechtstreeks contact opnemen per e-mail naar [email protected] of per gewone post naar : NV Horeca Logistic Services, Industrielaan 16-20, 1740 Ternat.

*ondernemingen van HLS:

NV Horeca Logistic Services
Industrielaan 16-20
1740 Ternat – België
Ondernemingsnummer BE 0424 179 218

NV Horeca Logistic Services West
Diesveldstraat 24
8540 Deerlijk – België
Ondernemingsnummer BE 0424 952 743

NV Horeca Logistic Services Sud
Avenue de l'Indépendance 33
4020 Wandre (Luik) – België
Ondernemingsnummer BE 0445 028 674

KLOKKENLUIDERSPOLICY

Op grond van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, die op zijn beurt een omzetting van de Europese Klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 is, moet iedere persoon die informatie over een ernstige problemen met betrekking tot mogelijke onregelmatigheden of wangedrag bij een private onderneming heeft verkregen in een werkgerelateerde context, de mogelijkheid krijgen om melding te maken van deze onregelmatigheden of inbreuken.
De toepassing van deze klokkenluiderspolicy in de onderneming kadert binnen deze specifieke wettelijke verplichtingen die in geval van miskenning ervan de aansprakelijkheid  van de onderneming met zich kunnen meebrengen, en door het rechtmatig belang van de onderneming  om alle onwettelijke, bedrieglijke  of andere niet toegelaten praktijken in de onderneming aan het licht te laten brengen teneinde adequate maatregelen daartegen te kunnen nemen.
Deze klokkenluiderspolicy heeft dan ook als doel om aan medewerkers en derde partijen transparantie te bieden over de bestaande kanalen om dergelijke (vermeende) onregelmatigheden binnen de onderneming te melden zonder dat zij hierbij de normale hiërarchische weg hoeven te volgen.
Op deze manier wenst de onderneming op te treden tegen eventuele onwettelijke, bedrieglijke  of andere niet toegelaten praktijken of handelingen die onder de controle van de onderneming vallen, een onafhankelijk en vertrouwelijk onderzoek te waarborgen en eventuele belangenconflicten te vermijden. Deze policy impliceert echter geen meldingsplicht, maar een mogelijkheid voor werknemers van de onderneming om met toepassing van bepaalde waarborgen melding te doen van onregelmatigheden binnen de onderneming.

Begrippen

Voor de toepassing van deze policy gelden de volgende definities:

• "informatie over inbreuken": informatie, waaronder redelijke vermoedens, over feitelijke of mogelijke inbreuken, die hebben plaatsgevonden of zeer waarschijnlijk zullen plaatsvinden, alsmede over pogingen tot verhulling van dergelijke inbreuken;
• "melding" of "melden": het mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken; ,
• ”interne melding": het binnen een juridische entiteit in de private sector mondeling of schriftelijk meedelen van informatie over inbreuken;
• "externe melding": het mondeling of schriftelijk aan de federale coördinator of aan de bevoegde autoriteiten meedelen van informatie over inbreuken;
• "openbaarmaking" of "openbaar maken": het publiek toegankelijk maken van informatie over inbreuken;
• "melder" of “klokkenluider”: een persoon die informatie over inbreuken meldt of openbaar maakt;
• "werkgerelateerde context": huidige of vroegere beroepsactiviteiten in de private sector waardoor, ongeacht de aard van die activiteiten, personen informatie kunnen verkrijgen over inbreuken en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met represailles indien zij dergelijke informatie zouden melden;
• "facilitator": een natuurlijke persoon die een melder bijstaat in het meldingsproces en wiens bijstand vertrouwelijk moet zijn;
• "betrokkene": een natuurlijke of rechtspersoon die in de melding of bij de openbaarmaking wordt genoemd als persoon aan wie de inbreuk wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht;
• "represaille": elke directe of indirecte handeling of nalatigheid naar aanleiding van een interne of externe melding of openbaarmaking, en die tot ongerechtvaardigde benadeling van de melder leidt of kan leiden;
• "anonieme melding": melding waarvan niemand, zelfs niet de ontvanger, de identiteit van de auteur kent.
  

Toepassingsgebied

Personeel toepassingsgebied:

Deze policy is van toepassing op melders die informatie over inbreuken hebben gekregen in een werkgerelateerde context. Dit betekent dat de hieronder vermelde meldingskanalen en beschermingsmechanismes open staan voor o.a.:

• Huidige werknemers
• Ex-werknemers ingeval informatie over inbreuken is verkregen in het kader van een inmiddels beëindigde werkrelatie;
• Kandidaat-medewerkers ingeval informatie over inbreuken is verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen
• (indien van toepassing) Zelfstandigen werkzaam binnen de organisatie (zoals freelancers, consultants, etc.)
• De aandeelhouders en de personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een onderneming, met inbegrip van niet bij het dagelijks bestuur betrokken leden, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs;
• Iedereen die werkt onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers en leveranciers.
• Facilitators;
• Derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context, zoals collega's of familieleden van de melders;

Materieel toepassingsgebied:

De meldingskanalen kunnen aangewend worden om volgende inbreuken aan te kaarten:
1° inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden:
a) overheidsopdrachten;
b) financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering;
c) productveiligheid en productconformiteit;
d) veiligheid van het vervoer;
e) bescherming van het milieu;
f) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid;
g) veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn;
h) volksgezondheid;
i) consumentenbescherming;
j) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen;
k) bestrijding van belastingfraude;
l) sociale fraudebestrijding.

2° inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad;

3° inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

Vallen evenwel niet onder de toepassing van deze klokkenluiderspolicy:

• Klachten in verband met geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag, welke een werknemer die meent het slachtoffer te zijn van dergelijke handelingen,  kan overmaken aan de daarvoor in het arbeidsreglement aangeduide vertrouwenspersoon of aan de psychosociaal preventieadviseur van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
• Meldingen met betrekking tot gerubriceerde gegevens;
• Meldingen op basis van informatie gedekt door het medisch beroepsgeheim;
• Meldingen op basis van informatie gedekt door de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen.

Meldingskanalen

Interne meldingsprocedure

Interne melding

• Een medewerker die meent dat er sprake is van een onregelmatigheid, kan een melding doen:

via digitaal platform

• Via de volgende applicatie: https://horecalogisticservices.integrity.complylog.com/

Als meldingsbeheerder van de onderneming werd aangeduid: Monique Wangermez, [email protected], 02 583 50 41.

• De medewerker die via het intern meldingskanaal een melding doet, kan dit eveneens op een anonieme wijze doen.

• Het bestaan van het intern meldingskanaal doet geen afbreuk aan het recht van de medewerker om, indien hij het nuttig acht, zijn personeelsvertegenwoordiger en/of vakbond met betrekking tot zijn rechten en verplichtingen te raadplegen vooraleer een melding te doen.

• De meldingsbeheerder die een melding ontvangt, stuurt aan de melder een bevestiging van ontvangst van de melding binnen de 7 werkdagen na ontvangst.

• De meldingsbeheerder registreert de melding met de datum waarop deze ontvangen is en kent als enige de identiteit van de melder. De vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder en van eventuele in de melding genoemde derden wordt steeds gewaarborgd. Niet-gemachtigde personeelsleden hebben geen toegang tot het intern meldingskanaal. Indien er onduidelijkheden zijn in de initiële melding vraagt de meldingsbeheerder toelichting.

• De meldingsbeheerder staat in voor een zorgvuldige opvolging van elke melding. Hij gaat de juistheid van de in de melding gedane beweringen na en pakt de gemelde inbreuk zo nodig aan, onder meer via maatregelen zoals een intern vooronderzoek, een onderzoek of het beëindigen van de procedure.

• Zo spoedig mogelijk, en uiterlijk 3 maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, verstrekt de meldingsbeheerder de informatie aan de melder over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen voor die opvolging.

Procedure van onderzoek en beslissing

• Na ontvangst van de melding start de meldingsbeheerder een onderzoek naar de vermeende onregelmatigheden.

De meldingsbeheerder is in die hoedanigheid gemachtigd om op onafhankelijke wijze een  onderzoek in onderneming te voeren.
De meldingsbeheerder hoort  de persoon of personen over wie gemeld werd dat zij betrokken zijn bij de gemelde onregelmatigheden.
De meldingsbeheerder  wint informatie in en raadpleegt bronnen die nodig zijn in het kader van dat onderzoek. De meldingsbeheerder probeert op deze wijze de vermeende onregelmatigheden die door de melder werden gesignaleerd, te verifiëren.

• Bij het informeren en rapporteren maakt de meldingsbeheerder noch de identiteit van de melder , noch de identiteit van eventuele in de melding genoemde derden kenbaar.

• De meldingsbeheerder rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan het directiecomité (of bij ontstentenis daarvan, een ander bestuursorgaan, bv. Raad van Bestuur,  van de onderneming) . Enkel indien de melding een lid van het directiecomité (of van het bestuursorgaan) betreft, wordt het rapport gericht aan de voorzitter van voormeld orgaan.

• Het directiecomité (of ander bestuursorgaan) van de onderneming neemt een beslissing en treft eventuele maatregelen op basis van het rapport van de meldingsbeheerder.

• De melder en de aangeklaagde persoon of personen, worden geïnformeerd over het afsluiten van het onderzoek.

Waarborgen

• De melding en behandeling van een melding verloopt met naleving van geheimhouding en vertrouwelijkheid.

• De identiteit van de melder wordt in geen geval zonder diens vrije en uitdrukkelijke toestemming bekendgemaakt aan anderen dan de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn voor de ontvangst of de opvolging van meldingen. Dit geldt ook voor alle andere informatie waaruit de identiteit van de melder direct of indirect kan worden afgeleid.

Van dit principe kan enkel afgeweken worden indien het gaat om een noodzakelijke en evenredige verplichting krachtens bijzondere wetgeving in het kader van onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures, mede ter waarborging van de rechten van verdediging van de betrokkene. In dit geval worden de melders, voordat hun identiteit wordt bekendgemaakt, daarvan in kennis gesteld, tenzij die informatie de gerelateerde onderzoeken of gerechtelijke procedures in gevaar zou brengen.

• Aan de melder wordt het engagement gevraagd om vertrouwelijk om te gaan met zijn melding en deze noch rechtstreeks, noch via derden, openbaar te maken totdat het bestuursorgaan van de onderneming de beëindiging van het onderzoek heeft meegedeeld.

Registratie van meldingen

De onderneming houdt een register bij van elke ontvangen melding, in overeenstemming met de bedoelde geheimhoudingsvereisten. Meldingen worden bijgehouden gedurende de tijd dat de contractuele relatie loopt.

Indien voor de melding een telefoonlijn zonder gespreksopname of een ander spraakberichtsysteem zonder gespreksopname wordt gebruikt, behoudt de onderneming zich het recht om de mondelinge melding te registreren in de vorm van een nauwkeurig verslag van het gesprek, opgesteld door het voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelslid. De melder heeft steeds de mogelijkheid om het verslag van het gesprek te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen.

Indien een persoon verzoekt om een onderhoud met de meldingsbeheerder om een interne melding te doen, zorgt de onderneming ervoor, mits de melder hiermee instemt, dat er een volledig en nauwkeurig verslag van het onderhoud wordt bijgehouden in een duurzame en opvraagbare vorm. De onderneming  behoudt zich het recht om de mondelinge melding te registreren op volgende wijze:

• door een nauwkeurig verslag van het onderhoud, opgesteld door het voor het behandelen van de melding verantwoordelijke personeelslid. De melder heeft steeds de mogelijkheid om de
  schriftelijke weergave van het verslag van het onderhoud  te controleren, te corrigeren en voor akkoord te tekenen.

Recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Elke verwerking van persoonsgegevens in het kader van een melding, met inbegrip van de uitwisseling of doorgifte van persoonsgegevens door de bevoegde autoriteiten of de federale coördinator, gebeurt overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) (Verordening (EU) 2016/679) en de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding, worden niet verzameld, of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.

De naam, de functie en de contactgegevens zowel van de melder en elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken, als van de betrokkene, met inbegrip van, in voorkomend geval, het ondernemingsnummer, worden bijgehouden tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard.
Deze betrokken personen kunnen zich elk beroepen op het recht van inzage en verbetering van de op zijn persoon betrekking hebben de verwerkte gegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). Zij kunnen zich daarvoor ook richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Externe meldingsprocedure

Een medewerker  kan ook informatie over inbreuken melden door gebruik te maken van de externe meldingskanalen en procedures  nadat zij eerst een melding hebben gedaan via interne meldingskanalen of door meteen een melding te doen via externe meldingskanalen.

BEVOEGDE AUTORITEITEN

De autoriteiten die bevoegd zijn voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen zijn de volgende:
1° de Federale Overheidsdienst Economie, K.M.O., Middenstand en Energie;
2° de Federale Overheidsdienst Financiën;
3° de Federale Overheidsdienst Volksgezondheid, Veiligheid van de voedselketen en Leefmilieu;
4° de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer;
5° de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg;
6° de Programmatie Overheidsdienst Maatschappelijke Integratie, Armoedebestrijding, Sociale Economie en Grootstedenbeleid
7° het Federaal Agentschap voor Nucleaire Controle;
8° het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten;
9° het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen;
10° de Belgische Mededingingsautoriteit;
11° de Gegevensbeschermingsautoriteit;
12° de Autoriteit voor Financiële diensten en Markten;
13° de Nationale Bank van België;
14° het College van toezicht op de bedrijfsrevisoren;
15° de autoriteiten gemeld in artikel 85 van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten;
16° het Nationaal Comité voor de beveiliging van de levering en distributie van drinkwater;
17° het Belgisch Instituut voor postdiensten en telecommunicatie;
18° het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering;
19° het Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der Zelfstandigen;
20° de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening;
21° de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid;
22° de Sociale Inlichtingen en Opsporingsdienst;
23° de Autonome dienst Coördinatie Anti-Fraude (CAF);
24° de Scheepvaartcontrole.
Bij gebrek aan aanwijzing of indien geen enkele autoriteit zich bevoegd acht om een melding te ontvangen, dan treedt de federale Ombudsman op als bevoegde autoriteit voor het ontvangen van meldingen, het geven van feedback en het bieden van opvolging inzake meldingen.

PROCEDURES VOOR EXTERNE MELDINGEN AAN DE FEDERALE COÖRDINATOR EN AAN DE BEVOEGDE AUTORITEITEN

Een medewerker die meent dat er sprake is van een onregelmatigheid, kan een melding doen bij de bevoegde autoriteit of de Federale Ombudsman.
Elke autoriteit zet een onafhankelijke en autonome externe meldingskanaal op voor het ontvangen en in behandeling nemen van informatie over inbreuken. De externe meldingskanalen bieden de mogelijkheid om schriftelijk en mondeling meldingen te doen. Mondelinge melding is mogelijk via de telefoon of via andere spraakberichtsystemen en, op verzoek van de melder, door middel van een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.
De aangestelde bevoegde autoriteiten bepalen, door middel van een reglement of een rondzendbrief, concrete procedureregels voor het ontvangen en in behandeling nemen van meldingen. 
De bevoegde autoriteit verzendt steeds binnen zeven dagen na ontvangst van de melding een bevestiging van die ontvangst, tenzij uitdrukkelijk anders verzocht door de melder of tenzij de bevoegde autoriteit op redelijke gronden van oordeel zijn dat een bevestiging van ontvangst van de melding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar zou brengen.
De bevoegde autoriteit geeft zorgvuldig opvolging aan meldingen, ook aan anonieme meldingen, en geeft de melder binnen een redelijke termijn van ten hoogste drie maanden of, in naar behoren gerechtvaardigde gevallen, zes maanden, feedback, behoudens in geval een wettelijke bepaling dit verhindert.
De bevoegde autoriteit stelt de melder in kennis van het eindresultaat van de onderzoeken naar aanleiding van de melding, met inachtneming van de nationale bepalingen die erop van toepassing zijn.
Elke autoriteit die een melding heeft ontvangen, maar niet bevoegd is om de gemelde inbreuk te behandelen, maakt de melding binnen een redelijke termijn en op een veilige wijze over aan de federale coördinator, die ze op zijn beurt overmaakt aan de bevoegde autoriteit, en informeert de melder onverwijld over deze doorgifte.
Indien de autoriteit die de melding heeft ontvangen er kennis van heeft dat ook andere autoriteiten bevoegd zijn, wordt de melding binnen een redelijke termijn en op veilige wijze overgemaakt aan de federale coördinator, die ze overmaakt aan de bevoegde autoriteiten en er de coördinatie van verzekert.
De externe meldingskanalen moeten steeds voldoen aan de vereisten van onafhankelijkheid en autonomie. Dit betekent dat ze aan elk van de volgende criteria voldoen:
1° door hun ontwerp, opzet en beheer waarborgen de kanalen de volledigheid, integriteit en geheimhouding van de informatie en zijn zij niet toegankelijk voor niet-gemachtigde personeelsleden van de bevoegde autoriteit;
2° zij bieden de mogelijkheid om, met het oog op verder te verrichten onderzoeken, informatie duurzaam op te slaan;
De bevoegde autoriteiten publiceren op een afzonderlijke, gemakkelijk herkenbare en toegankelijke pagina van hun website ten minste de volgende informatie:
1° de voorwaarden om in aanmerking te komen voor bescherming;
2° de nodige contactgegevens voor de externe meldingskanalen, met name de elektronische en postadressen, en de telefoonnummers voor dergelijke kanalen, met de vermelding of de telefoongesprekken worden opgenomen;
3° de procedures die van toepassing zijn op de melding van inbreuken, met inbegrip van de wijze waarop de bevoegde autoriteit de melder kan verzoeken om de gemelde informatie te verduidelijken of om nadere informatie te verstrekken, of feedback wordt verstrekt en in voorkomend geval de termijn om feedback te geven alsmede het soort en de inhoud van dergelijke feedback;
4° de geheimhoudingsregels die van toepassing zijn op de meldingen, en met name de informatie over de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig artikel 21 van deze wet, de artikelen 5 en 13 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming), artikel 13 van Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad en artikel 15 van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG, naargelang het geval;
5° de wijze van de aan meldingen te bieden opvolging;
6° de remedies en procedures voor bescherming tegen represailles en de beschikbaarheid van vertrouwelijk advies, voor personen die overwegen tot melding over te gaan;
7° een verklaring met een duidelijke toelichting van de voorwaarden waaronder personen die meldingen doen aan de bevoegde autoriteit worden beschermd tegen het oplopen van aansprakelijkheid voor een inbreuk op de geheimhoudingsregel; en
8° de contactgegevens van de federale coördinator en van het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens.

Openbaarmaking

Naast de mogelijkheid om een melding te maken via het interne meldingskanaal of de externe meldingskanalen, heeft ieder persoon de mogelijkheid om de informatie met betrekking tot een inbreuk openbaar te maken.

Een melder die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor de hieronder vermelde bescherming krachtens deze policy indien:
1° de medewerker eerst een interne en externe melding, of meteen een externe melding deed, maar er naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen zijn genomen binnen de genoemde termijnen;
of          

2° de medewerker heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
a) de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
b) er in geval van externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.

Bescherming van de melder

Voorwaarden

Indien een melder:

• een gegronde reden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze policy viel; én
• zij intern overeenkomstig of extern overeenkomstig informatie meldden, of informatie openbaar maakten overeenkomstig;

geniet hij of zij ook specifieke bescherming tegen represaillemaatregelen.
De melder verliest het voordeel van de bescherming niet op de enkele grond dat de te goeder trouw gedane melding onjuist of ongegrond is bevonden.
Facilitators en derden die verbonden zijn met de melders komen eveneens in aanmerking voor de hierna bepaalde beschermingsmaatregelen indien ze gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied voor bescherming van deze policy viel.

Beschermingsmaatregelen tegen represailles

Indien de melder, facilitator of derde die verbonden is met de melder aan bovenvermelde voorwaarden voldoet, geniet hij bescherming tegen elke vorm van represailles, waaronder dreigingen met en pogingen tot represailles. Onder represailles worden volgende maatregelen begrepen:
1° schorsing, tijdelijke buitendienststelling, ontslag of soortgelijke maatregelen;
2° degradatie of weigering van bevordering;
3° overdracht van taken, verandering van locatie van de arbeidsplaats, loonsverlaging, verandering van de werktijden;
4° het onthouden van opleiding;
5° negatieve prestatiebeoordeling of arbeidsreferentie;
6° het opleggen of toepassen van een disciplinaire maatregel, berisping of andere sanctie, zoals een financiële sanctie;
7° dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
8° discriminatie, nadelige of ongelijke behandeling;
9° niet-omzetting van een tijdelijke arbeidsovereenkomst in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, in het geval de werknemer de gerechtvaardigde verwachting had dat hem een dienstverband voor onbepaalde tijd zou worden aangeboden;
10° niet-verlenging of vervroegde beëindiging van een tijdelijke arbeidsovereenkomst;
11° schade, met inbegrip van reputatieschade, met name op sociale media, of financieel nadeel, met inbegrip van omzetderving en inkomstenderving;
12° opname op een zwarte lijst op basis van een informele of formele overeenkomst voor een hele sector of bedrijfstak, waardoor de persoon geen baan meer kan vinden in de sector of de bedrijfstak;
13° vroegtijdige beëindiging of opzegging van een contract voor de levering van goederen of diensten;
14° intrekking van een licentie of vergunning;
15° psychiatrische of medische verwijzingen.
Tegen personen die informatie over inbreuken melden of een openbaarmaking doen overeenkomstig deze policy kunnen geen burgerrechtelijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch professionele sancties worden uitgesproken omwille van deze melding of openbaarmaking.
Melders kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerving van of de toegang tot de informatie die wordt gemeld of openbaar wordt gemaakt, tenzij die verwerving of die toegang op zichzelf een strafbaar feit vormde.
Elke beschermde persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden met een represaille, kan een met redenen omklede klacht indienen bij de federale coördinator, die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart overeenkomstig art. 26 en volgende van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.
Onverminderd elk ander administratief of buitengerechtelijk middel heeft elke beschermde persoon het recht een beroep in te leiden voor de arbeidsrechtbank in geval van represailles overeenkomstig artikel 578 van het Gerechtelijk Wetboek.

Ondersteuningsmaatregelen

Elke beschermde persoon heeft toegang tot ondersteuningsmaatregelen en met name:
1° volledige en onafhankelijke informatie en adviezen, die gemakkelijk en kosteloos toegankelijk zijn, over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles, alsmede over de rechten van de betrokkene, met inbegrip van zijn rechten op het vlak van bescherming van persoonsgegevens; de melder moet bovendien worden geïnformeerd dat hij in aanmerking komt voor de beschermingsmaatregelen waarin deze wet voorziet;
2° technisch advies ten aanzien van elke autoriteit die betrokken is bij de bescherming van de melder;
3° rechtsbijstand in grensoverschrijdende strafrechtelijke en burgerlijke procedures overeenkomstig Richtlijn (EU) 2016/1919 van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2016 betreffende rechtsbijstand voor verdachten en beklaagden in strafprocedures en voor gezochte personen in procedures ter uitvoering van een Europees aanhoudingsbevel en Richtlijn 2008/52/EG van het Europees Parlement en de Raad van 21 mei 2008 betreffende bepaalde aspecten van bemiddeling in burgerlijke en handelszaken en rechtsbijstand in andere procedures alsook juridisch advies of andere juridische bijstand, overeenkomstig de bepalingen betreffende de juridische tweedelijnsbijstand en de rechtsbijstand;
4° ondersteunende maatregelen, waaronder technische, psychologische, media gerelateerde en sociale ondersteuning, voor de melders;
5° financiële bijstand aan melders in het kader van gerechtelijke procedures.
Elke beschermde persoon kan ook steeds terecht bij het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de mens voor juridische, psychologische, sociale, IT- en communicatieondersteuning. Het Federaal Instituut is ook het centrale informatiepunt inzake de bescherming van klokkenluiders.
Gegevens:
Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de Rechten van de Mens
Leuvenseweg 48, 1000 Brussel
E-mail: https://federaalinstituutmensenrechten.be/nl

Sancties

• Elke werknemer die de regels van deze policy overtreedt, kan gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement.
• De werknemer die opzettelijk een manifeste ongegronde melding heeft gedaan, en aldus  op onrechtmatige wijze gebruik heeft gemaakt van de meldingsprocedure van deze klokkenluiderregeling, kan eveneens  gesanctioneerd worden met een van de sancties bepaald door het arbeidsreglement.
• Personen die met de onderneming verbonden zijn en niet de hoedanigheid van werknemer van de onderneming hebben, en die de verplichtingen opgenomen in deze klokkenluiderregeling overtreden, kunnen door de onderneming gesanctioneerd worden met een disciplinaire sanctie.
• Daarnaast kunnen melders gestraft worden overeenkomstig de artikelen 443 tot 450 van het Strafwetboek wanneer wordt vastgesteld dat zij opzettelijk valse informatie hebben gemeld of openbaar hebben gemaakt. Personen die schade lijden als gevolg van dergelijke meldingen of openbaarmakingen hebben recht op schadevergoedingsmaatregelen overeenkomstig de contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid.

Ternat, 12/12/2023.